15 kwietnia 2012

Organizacja to głównie kooperacja i informacja

Z kolejnego zjazdu studiów podyplomowych, które niedawno rozpocząłem wróciłem z dosyć pokaźną listą złotych myśli, które zanotowałem sobie z zamiarem utrwalenia w pamięci i przekazania dalej. Spora część z nich sprowadza się do jednego - ludzie muszą rozumieć sens swojej pracy i muszą znać uzasadnienie dla podejmowanych decyzji, zwłaszcza tych trudnych. Wszyscy ludzie, nie tylko kadra zarządzająca!

Firma to pewna organizacja. Czynniki warunkujące sprawne funkcjonowanie organizacji to: struktura władzy, jakość kooperacji, przepływ informacji i polityka. Na niedostatki władzy i polityki w polskich organizacjach raczej narzekać nie można, za to wiele do życzenia pozostawia jakość kooperacji i przepływ informacji. Poniżej przytaczam kilka sytuacji, które dostatecznie naświetlają sedno tych niedostatków.

Wyobraźmy sobie, że pewnego dnia przychodzi na spotkanie pewnego zespołu projektowego jakiś ważny jegomość, niech to będzie dyrektor finansowy, i oznajmia, że możemy wracać do biurek, do innych zadań, bo ten projekt został anulowany. Co czujemy? Zapewne zaskoczenie i pewnie jeszcze nie małe zdenerwowanie i zniechęcenie. Jeśli jeszcze na odchodne dorzuci coś w stylu: "nikt wam nie powiedział? przecież to wiadomo już od dwu miesięcy", to mamy dobre samopoczucie załatwione co najmniej na następny tydzień. I wyobraźmy sobie jeszcze, że tuż po takim zdarzeniu przychodzi do nas inny kierownik innego projektu i prosi o zwiększenie zaangażowania, bo projekt jest ważny a terminy gonią. Z pewnością pomyślimy sobie: "no tak, ten co przez ostatnie dwa miesiące robiłem z dużym zaangażowaniem też był ważny". No i jak to wpływa na naszą wydajność i sukces firmy w której pracujemy? A może projekt został anulowany z jakichś ważnych, obiektywnych przyczyn? Z pewnością wszyscy by to zrozumieli i przeszli by nad tym do porządku dziennego, gdyby tylko dano im ku temu szansę, tj. gdyby oprócz decyzji zakomunikowano im także w sposób wyczerpujący te obiektywne przyczyny. Oczywiście sama forma komunikacji też ma znaczenie. Wszyscy potrzebują mieć poczucie poszanowania ich pracy.

Albo wyobraźmy sobie inną sytuację - zleca się komuś przygotowanie raportu analitycznego, na podstawie którego ma być podjęta jakaś ważna decyzja. Przygotowanie raportu jest pracochłonne i wymaga zaangażowania kilku dodatkowych osób. Z raportu tego wynika, że racjonalnie będzie podjąć decyzję A lub B, podczas gdy opcje C i D winny być z góry odrzucone. Odbiorca raportu, po jego pobieżnym przekartkowaniu, podejmuje tymczasem decyzję D z chłodno wygłoszonym komentarzem treści: "tak właśnie będzie". Jak to wpływa na nasz zapał do pracy nad kolejnymi zleceniami? Jak to wpływa na morale wszystkich tych, którzy zainwestowali sporo czasu i pracy aby pomóc nam w przygotowaniu tego raportu? Co ciekawe historyjka ta ukazuje więcej niż jeden problem. Problemem który rzuca się w oczy jest to, że nie podano żadnego uzasadnienia dla z pozoru błędnej decyzji, przez co nie tylko powstaje wśród pracowników przeświadczenie o głupocie zarządzających, ale także o bezcelowości własnej pracy - no bo przecież jej wyniki i tak nie są brane pod uwagę. No bo przecież nie tylko podjęto decyzję sprzeczną z rekomendacją, ale rekomendacji tej nawet dokładnie nie przeczytano! A może zlecający przygotowanie raportu miał na myśli zupełnie inny raport, biorący pod uwagę zupełnie inne czynniki i tylko "zapomniał" powiedzieć co ten raport powinien zawierać? Może pobieżne przekartkowanie wystarczyło aby przekonać się, że autor raportu nie jest jasnowidzem? Może za wyborem wariantu D przemawiały pobudki zupełnie nie znane autorowi raportu?

Uświadommy sobie jeszcze, jak ważna jest sama umiejętność odpowiedniego postawienia zadania. Przykładowo, zupełnie inną perspektywę będzie miała osoba, której każe się cyklicznie wypełniać jakiś formularz, którego przeznaczenia zupełnie nie zna i celu nie widzi, a zupełnie inną osoba, która wie, że dane które w ten sposób są zbierane są niezbędne dla realizacji jakiegoś wartościowego przedsięwzięcia. Osoba, która traktuje czynność którą wykonuje jako zbędną i bezcelową z pewnością będzie tę czynność wykonywała dużo gorzej niż osoba, która rozumie cel i ma świadomość budowania czegoś wartościowego. Jeśli więc oczekujemy od innych, że będą wykonywali pewne zadania, to poinformujmy ich o celu. Ludzie muszą wiedzieć że ich wysiłek ma sens.

Najciekawsze w tym wszystkim wydaje się to, że opisane przeze mnie powyżej problemy zdają się być dobrze znane i oczywiste. Tylko, jeśli są, to dlaczego tak często tego typu problemy cały czas w organizacjach w których pracujemy występują?

5 komentarzy:

Marcin Stachniuk pisze...

Sytuacje ktore przedstawiłeś zostały wspaniale opisane w książce "Marsz ku Klęsce". Jest to może stara pozycja, ale nie traci ona na swojej aktualności. Polecam każdemu!

Mariusz Lipiński pisze...

Udało mi się znaleźć tę książkę w księgarni http://dedalus.pl/ za 9,50 PLN. Zamówiłem. Przeczytam. Dzięki!

Marcin Stachniuk pisze...

Dokładnie! Ja ją w tej samej ksiągani znalazłem, tyle że we Wrocławiu miałem na miejscu :)

janinka pisze...

Ja również sięgnę do tej książki :)

ZuziaSS pisze...

Warto ją przeczytać, mi się bardzo przydała :)